Geolocalizzazione: quale informativa per l’utilizzo sui mezzi usati dai dipendenti.

Caso pratico: la società ABCD è una società di ambulanze, che impiega nove paramedici. Il prezzo del trasporto in ambulanza può essere calcolato alla tariffa chilometrica e la società ABCD ha quindi deciso di dotare i propri mezzi di trasporto di un sistema di geolocalizzazione. Questo dispositivo non viene utilizzato per monitorare l’orario di lavoro dei dipendenti.

Per aiutarti a informare i dipendenti dell’implementazione del tuo sistema di geolocalizzazione, ecco un esempio pratico con il caso di una società fittizia ABCD. Questa è un’illustrazione, che sta a voi adattare o completare, e non un modello di riferimento valido in tutti i casi.

Modalità di diffusione delle informazioni

Per ottemperare al GDPR , l’azienda ABCD può informare i propri dipendenti su un unico supporto, ad esempio:

• emettendo una nota a ciascuno dei suoi nove dipendenti,
• tramite un’e-mail inviata a ciascuno dei suoi nove dipendenti,
• su avviso, sistematicamente fornito, all’atto dell’assunzione di un nuovo dipendente al momento della sottoscrizione del contratto di lavoro.

Tali informazioni inoltre devono apparire permanentemente nella propria intranet/regolamento interno, alla voce “Politica sulla protezione dei dati” – scheda “Geolocalizzazione”, per consentire ai dipendenti di esercitare i propri diritti. In assenza di una intranet o di normative interne, tali informazioni devono poter essere fornite, in qualsiasi momento, su richiesta dei dipendenti, indirizzata a dpo@abcd.it (o a gestionpersonale@abcd.it in assenza di un DPO ).

Informazioni di esempio

Finalità del trattamento (finalità e base giuridica):

ABCD, con sede in __________________) via_________________, dota le proprie macchine di un sistema di geolocalizzazione al fine di garantire il monitoraggio e la fatturazione del servizio di trasporto che fornisce. Lo scopo del sistema non è quello di monitorare l’orario di lavoro dei dipendenti e non consente nemmeno di controllare gli spostamenti al di fuori dell’orario di lavoro.

La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse (cfr. articolo 6.1.f) del Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati).

(NB: l’implementazione di un sistema di geolocalizzazione può anche basarsi, ad esempio, sull’adempimento di un obbligo legale o regolamentare che imponga l’attuazione del dispositivo in ragione del tipo di trasporto o della natura della merce trasportata oppure sull’incolumità del dipendente stesso o dei beni o veicoli di cui è responsabile).

Categorie di dati:

1. Identificazione del dipendente: cognome, nome, recapiti professionali, targa interna, targa del veicolo;
2. Dati relativi agli spostamenti dei dipendenti: dati di localizzazione derivanti dall’utilizzo di un dispositivo di geolocalizzazione, numero di chilometri percorsi, storico dei viaggi effettuati. 

Destinatario del trattamento: il responsabile della gestione del personale.

(NB: l’azienda ABCD essendo una VSE (meno di dieci dipendenti), non ha più reparti. In un’azienda più grande, potrebbero esserci diverse categorie di destinatari dei dati come, ad esempio:

1. Il personale che coordina, pianifica o controlla gli interventi.
2. personale delle risorse umane).

Periodi di conservazione dei dati: due mesi.

Tuttavia, i dati possono essere conservati per un periodo più lungo in due casi:

• per un anno ai fini della prova dell’esecuzione dei servizi, se non è possibile fornire tale prova con altro mezzo; 
• in caso di controversia sui servizi forniti, fino alla risoluzione della controversia.

I tuoi diritti:

Puoi accedere ai dati che ti riguardano o chiederne la cancellazione. Hai anche un diritto di opposizione, un diritto di rettifica e un diritto di limitare il trattamento dei tuoi dati.

Per esercitare questi diritti o per qualsiasi domanda sul trattamento dei tuoi dati in questo sistema, puoi contattare gestionpersoale@abcd.it.

(NB: se la società ABCD avesse un DPO, indicherebbe:

Per esercitare questi diritti o per qualsiasi domanda sul trattamento dei tuoi dati in questo dispositivo, puoi contattare il nostro DPO.

• Contatta il nostro DPO elettronicamente: dpo@abcd.it
• Contattare il nostro DPO per posta.