La privacy nelle riunioni online

Sebbene siamo sempre più consapevoli della necessità di proteggere la nostra privacy e sicurezza online, le riunioni virtuali richiedono l’adozione di misure specifiche.

Le riunioni virtuali

Una caratteristica comune del lavoro e del tele lavoro di oggi, sono le riunioni virtuali online tramite chiamate vocali, video o servizi web, aumentato soprattutto durante e dopo la pandemia.

I rischi più gravi

Trascurare l’organizzazione delle riunioni, senza tener conto dei rischi per la privacy, può facilitare comportamenti sleali da parte di interlocutori, molto spesso criminali informatici .

Adottando alcune precauzioni di base è possibile garantire uno spazio di lavoro efficace e sicuro, evitando incidenti che potrebbero costituire una violazione dei dati personali o comunque compromettere la privacy.

Ecco un breve riepilogo delle linee guida per lavorare in sicurezza, suggerimenti di base da considerare e applicare:

•          Rispetta le politiche stabilite dalla tua organizzazione in merito alle riunioni online. Ciò include l’utilizzo solo del fornitore di tecnologia approvato dall’organizzazione.

•          Nelle riunioni con un gran numero di partecipanti provenienti da più organizzazioni, è consigliabile designare almeno un partecipante per assistere l’organizzatore durante la riunione con il controllo dei partecipanti e problemi di privacy e sicurezza.

•          Pensare in anticipo alla sensibilità delle questioni da affrontare, all’identità dei partecipanti e alla possibile diffusione se l’incontro viene registrato.

•          Limitare il riutilizzo di codici/link di accesso. Se utilizzi lo stesso codice/link da un po’ di tempo, probabilmente lo hai condiviso con più persone di quante tu possa immaginare o ricordare.

•          Se l’argomento della riunione è delicato, a causa della questione da affrontare, dell’identità dei partecipanti o altro, è necessario utilizzare codici monouso, collegamenti e/o pin di accesso. Dovresti anche considerare la necessità di utilizzare l’autenticazione a due fattori. Ciò impedirà a chiunque di essere in grado di partecipare semplicemente determinando l’URL o il codice del collegamento di accesso.

•          Disabilita le funzioni non necessarie come la chat, la condivisione di file o la condivisione dello schermo.

•          Se del caso, limita chi può condividere lo schermo per evitare immagini indesiderate o impreviste. Prima che qualcuno condivida il proprio schermo, ricordagli del rischio di condividere informazioni riservate.

•          Inviare la chiamata solo a contatti specifici, evitando di inviare chiamate a gruppi o mailing list con link validi solo in virtù del loro possesso.

•          Utilizzare una “sala d’attesa” per ammettere i partecipanti e non consentire l’avvio della riunione fino a quando l’organizzatore non si unisce.

•          Abilita la funzione di notifica per quando i partecipanti si uniscono alla riunione. Questo potrebbe essere usando un tono distintivo o annunciando il loro nome. Se il tuo provider non lo consente, assicurati che l’host chieda ai nuovi partecipanti di identificarsi.

•          Se disponibile, utilizza un pannello per controllare i partecipanti e identificare quelli generici.

•          Non registrare la riunione se non necessario. In tal caso, informare opportunamente i partecipanti dello scopo della registrazione e in quale momento inizia/interrompe. Alcuni fornitori effettuano automaticamente questi annunci.

•          Prima di iniziare la riunione, controlla cosa è visibile dietro di te e quali informazioni personali stai rivelando. Prendi in considerazione l’utilizzo di uno sfondo virtuale per nascondere lo spazio dietro di te.

•          Avvisate eventuali conviventi che inizierete una riunione e prendete le misure necessarie per mantenere la loro attività fuori dalla portata del microfono e della telecamera.

•          Al di là dei problemi di efficienza della comunicazione, spegnere il microfono e la videocamera durante la riunione quando non è necessario. In particolare, se hai intenzione di fare qualcosa fuori dal fuoco della fotocamera. Prestare particolare attenzione ai microfoni wireless.

•          Tieni presente che l’acquisizione di video e audio potrebbe continuare, a causa di un errore umano o di sistema, quando ritieni che la riunione sia finita.

•          Al termine della riunione, assicurati di utilizzare un dispositivo che disabiliti fisicamente la fotocamera (scheda, adesivo o simili). Non rimuoverlo fino a quando non viene avviata la connessione.

•          Utilizza solo i servizi di riunione virtuale approvati dalla tua organizzazione per queste situazioni, con crittografia end-to-end e pin o password diversi per ogni partecipante. Dare istruzioni in modo che non vengano condivise.

•          Usa i dashboard dei partecipanti per monitorare chi è nella riunione in ogni momento.

•          Blocca l’accesso alla riunione una volta identificati tutti i partecipanti.

•          Consenti solo agli host di condividere il proprio schermo.

•          Se vengono effettuate registrazioni, devono essere crittografate con un algoritmo potente e password complesse. Elimina tutte le registrazioni che potrebbero essere state archiviate presso il provider.

•          Chiedere esplicitamente ai partecipanti di utilizzare solo dispositivi forniti e/o approvati dall’organizzazione.

E’ importante ricordare di essere consapevoli e attenersi alla policy privacy della propria organizzazione, tenere conto della logistica dell’incontro e adottare le misure appropriate per ogni situazione.