Una persona che si sia opposta a ricevere comunicazione da un’organizzazione, non deve essere nuovamente sollecitata da quest’ultima. La creazione di un “file” permette di tenere conto di tale opposizione nel tempo, qualunque sia la fonte dei dati utilizzati.
- Gli individui hanno il diritto assoluto di opporsi, in modo semplice e gratuito, alla comunicazione commerciale;
- La costituzione di una lista di opposizioni, è uno dei meccanismi che consentono di tenere conto nel tempo di tale rifiuto;
- Questo elenco non può in nessun caso essere utilizzato per altri scopi.
Il diritto di opposizione nella comunicazione commerciale
Costruisci una lista
Per essere effettivo, il diritto di opposizione delle persone deve essere tenuto in considerazione nel tempo.
È quindi possibile creare una push list. Ciò consente di evitare di aggiungere, inavvertitamente, persone che si sono già opposte alla comunicazione, a un elenco di persone da consultare.
Esempio: elenco compilato utilizzando dati di una terza parte, ad esempio un “data broker ”.
Una push-back list è uno dei meccanismi che consentono di escludere definitivamente da qualsiasi nuova operazione di comunicazione, le persone contrarie a tali sollecitazioni.
Tali dati non possono in nessun caso essere utilizzati per finalità diverse dalla gestione del diritto di opposizione e devono essere conservati solo i dati necessari.
Si raccomanda che le informazioni che consentono di prendere in considerazione l’opposizione di una persona, siano conservate per un minimo di 3 anni .
Importante
Nel contesto della comunicazione telefonica, è obbligatorio tenere costantemente conto degli elenchi di opposizione, come il Registro delle opposizioni.
Come posso minimizzare al meglio i dati dalla push list?
Per rispettare al meglio il principio di minimizzazione del GDPR , devono essere conservati solo i dati necessari, per questo, è possibile assicurarsi di non tenere push list nominative, ma di conservare solo le impronte dell’indirizzo o del numero utilizzato per la comunicazione.
Definizione
Chiamiamo “impronta digitale” o “hash” il risultato ottenuto dopo un’operazione matematica (crittografica), chiamata “funzione hash”, su un file. Questa operazione trasforma, ad esempio, un indirizzo di posta elettronica in una serie di numeri privi di significato. Se questa operazione viene eseguita correttamente, è impossibile trovare l’indirizzo originale dall’impronta digitale. D’altra parte, la stessa operazione di hashing degli stessi dati darà sempre lo stesso risultato.
Ciò consente di tenere conto nel tempo dell’opposizione senza conservare alcun dato direttamente identificativo.
Mantenere la push list in forma hash migliora anche la sicurezza dei dati personali trattati. La divulgazione, o la perdita accidentale di un tale elenco, a un aggressore avrebbe un impatto potenziale molto minore sui diritti e sulle libertà delle persone, rispetto alla violazione di un elenco di indirizzi non crittografato.
Nota: questi dati sottoposti a hash rimangono dati personali e devono quindi essere al sicuro.
Per eseguire l’hashing di un indirizzo email o di un numero di telefono, è consigliabile utilizzare algoritmi sicuri e robusti. Successivamente, in caso di ricezione di un nuovo elenco di prospect, sarà possibile eseguire l’hashing delle informazioni e confrontare i risultati ottenuti con l’elenco delle impronte che costituiscono l’elenco di opposizione: le impronte presenti nei due elenchi sono gli indirizzi delle persone che si sono già opposti alla comunicazione commerciale e che non dovrebbero essere nuovamente sollecitati.
Come evitare errori utilizzando una push list di indirizzi postali?
Per quanto riguarda gli indirizzi postali, la forma libera di un campo indirizzo consente molte formulazioni diverse che potrebbero portare a impronte diverse (esempio: “avenue” essendo scritto “av.”, “Av” o addirittura “Avenue” scritto in modo errato). Essendo distinti i digest calcolati su formati diversi dello stesso indirizzo, è quindi difficile costituire una lista di push-back affidabile.
Per ovviare a questo problema, puoi utilizzare tecniche per armonizzare la formattazione del tuo file di indirizzi o utilizzare tecniche di geo codifica . Con questi strumenti è possibile offrire alle persone che inseriscono il proprio indirizzo sul tuo sito un’interfaccia interattiva per l’inserimento dell’indirizzo, al fine di validare un indirizzo esatto e in un formato standardizzato ( esempio: per auto completamento dai primi caratteri dell’indirizzo). Sarà quindi possibile utilizzare le impronte digitali di questi indirizzi confermati in modo da costituire un elenco di push-back affidabile.
